Digitalização e arquivamento digital de prontuários médicos

Digitalização de prontuários médicos com validade jurídica: o que a sua instituição precisa saber

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Por que a digitalização com respaldo legal é indispensável?

Neste artigo, explicamos os principais pontos que sua instituição precisa conhecer para garantir que a digitalização de prontuários seja feita com validade jurídica, em conformidade com a legislação brasileira.

Digitalização de prontuários médicos com validade jurídica: o que a sua instituição precisa saber
A digitalização de prontuários médicos já deixou de ser uma tendência para se tornar uma exigência de compliance e eficiência. Mais do que reduzir espaço físico ou facilitar o acesso às informações, trata-se de um processo que envolve requisitos legais, técnicos e de segurança da informação, especialmente em instituições de saúde que precisam lidar com milhares de documentos diariamente.

O que diz a legislação brasileira
No Brasil, dois marcos legais dão sustentação à digitalização de prontuários médicos:

•Lei nº 13.787/2018: regulamenta a digitalização e o uso de sistemas informatizados para guarda e manuseio de prontuários em meio eletrônico. Ela prevê que os documentos digitalizados com padrões técnicos adequados possuem o mesmo valor jurídico que os originais em papel.

•Decreto nº 10.278/2020: estabelece os requisitos técnicos para digitalização de documentos públicos e privados, como qualidade mínima de imagem, integridade, autenticidade e uso de formatos adequados (ex.: PDF/A).

Ou seja, não basta apenas escanear os prontuários. É preciso que o processo seja certificado, garantindo que o documento digital seja idêntico ao original e que possa ser aceito em auditorias, processos judiciais e fiscalizações.

Requisitos técnicos para validade jurídica
Para que a digitalização tenha valor legal, sua instituição deve observar requisitos como:

• Qualidade de imagem
• O escaneamento deve seguir padrões mínimos de resolução e fidelidade ao documento original.

Formato de preservação
Documentos digitais devem ser armazenados em formatos que assegurem perenidade, como PDF/A, padrão ISO específico para arquivamento de longo prazo.

Assinatura digital ICP-Brasil
A utilização de certificados digitais vinculados à ICP-Brasil assegura a autenticidade do documento e a identidade do responsável pela digitalização.

Carimbo do tempo
O carimbo do tempo confere validade cronológica, garantindo que o documento não foi alterado após a digitalização.

Trilhas de auditoria
Todo o processo deve gerar logs e registros de quem acessou, assinou ou alterou o documento, assegurando rastreabilidade.

Benefícios para a instituição de saúde
A digitalização com validade jurídica não é apenas uma obrigação legal — ela traz ganhos práticos e estratégicos para hospitais, clínicas e laboratórios:

• Redução de custos e espaço físico com armazenamento.
• Acesso rápido e seguro a prontuários por equipes médicas e administrativas.
• Melhoria no atendimento ao paciente, evitando perdas ou extravios de documentos.
• Adequação a normas de auditoria e acreditação (ex.: ONA, JCI).
• Maior proteção de dados sensíveis, em conformidade com a LGPD.

Como implementar na sua instituição
• Implante a plataforma ARCHIVIA™ MEDICALS para digitalização e guarda digital de documentos.
• A equipe da Archivia fará o acompanhamento de todo o processo implementando o fluxo de validação com assinaturas digitais e carimbos do tempo.
• Descarte o físico após o processo certificado de digitalização.

Conclusão
A digitalização de prontuários médicos com validade jurídica é uma oportunidade para as instituições de saúde unirem segurança legal, eficiência operacional e inovação tecnológica.

Ao adotar a plataforma ARCHIVIA™ MEDICALS estará operando com respaldo jurídico respeitando os requisitos do Decreto nº 10.278/2020 e da Lei nº 13.787/2018, sua instituição garante não apenas conformidade regulatória, mas também mais qualidade no atendimento e confiança para pacientes, órgãos reguladores e parceiros.
Atualizado em 07/09/2025 • por Archivia Medicals Team

Este conteúdo faz parte da Central Archivia™ e aborda temas como digitalização de prontuários médicos, arquivamento digital hospitalar, guarda eletrônica de PEP, descarte seguro de prontuários em papel e conformidade com a legislação brasileira (Lei 13.787/2018 e Decreto 10.278/2020). A plataforma ARCHIVIA™ MEDICALS garante validade jurídica, segurança da informação e preservação digital a longo prazo, atendendo às exigências do setor da saúde e da área médico-hospitalar.

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