Archivia CLOUD
Certificação de Documentos e Preservação Digital Substitutiva.
A Plataforma Archivia CLOUD
O Archivia CLOUD é uma plataforma de certificação documental voltada a empresas e instituições de qualquer setor e porte, com processos padronizados e controles técnicos de custódia.
A plataforma organiza o fluxo documental desde a entrada, passando por classificação, indexação, revisão e certificação, com registro de operações e evidências de integridade.
A solução apoia a formação de arquivos digitais verificáveis, aptos a integrar políticas institucionais de retenção, preservação e destinação documental.
Da origem documental à preservação digital
Conheça as etapas conceituais de um processo estruturado de certificação documental, com controles de integridade, rastreabilidade e evidências para verificação independente.
Integração físico-digital
Integração bidirecional entre os arquivos físico e digital, com identificação, vinculação de documentos e contêineres e rastreabilidade das operações em ambos os ambientes.
Captura e processamento
Esteiras de processamento para documentos individuais ou conjuntos documentais, com etapas de captura, indexação, revisão e conferência, observando critérios de qualidade e rastreabilidade operacional.
Certificação documental
Aplicação dos controles de certificação, com vinculação de metadados, mecanismos de integridade e assinatura digital, conforme os requisitos aplicáveis.
Evidências de custódia
Consolidação dos registros e evidências produzidos ao longo do processo, permitindo demonstrar a rastreabilidade das operações documentais.
Validação independente
Verificação das assinaturas digitais e das evidências disponibilizadas, utilizando mecanismos de validação externos à plataforma, quando aplicáveis.
Preservação digital
Manutenção dos documentos e de suas evidências, com controles voltados à integridade, disponibilidade e verificabilidade ao longo do tempo.
Digitalização certificada integrada à operação
A implantação do Archivia CLOUD considera a realidade da organização, seus processos e investimentos existentes, estruturando uma transição gradual do arquivo físico para o digital.
Quando a empresa já digitaliza documentos para consulta, a certificação acrescenta controles de integridade, rastreabilidade e evidências necessários à avaliação de sua substituição legal pelo original digitalizado.
Quando a guarda ainda é predominantemente física, a organização pode estruturar etapas de captura, indexação, conferência e certificação, com equipes e recursos próprios.
O objetivo é produzir documentos digitais verificáveis e organizar a destinação do papel conforme os requisitos legais, prazos de retenção e características de cada acervo.
Ambiente de Captura Certificada
A organização pode utilizar sua própria infraestrutura de captura e manter o controle operacional sobre a digitalização e a conferência dos documentos.
As atividades podem ser executadas pela equipe responsável pelo arquivo ou pela área administrativa, com procedimentos adaptados à operação e às exigências do acervo.
O Archivia CLOUD estrutura o ambiente de captura com parâmetros técnicos, identificação dos operadores, registros e rastreabilidade das etapas executadas.
A captura passa a integrar um processo documentado de certificação, com critérios de qualidade e evidências que apoiam a avaliação da substituição do suporte físico.
Documento digital autossuficiente
Os documentos certificados são preparados para verificação fora do ambiente da plataforma, favorecendo a continuidade do arquivo em mudanças tecnológicas.
Assinaturas digitais e mecanismos criptográficos permitem verificar a integridade e a autoria da assinatura; os registros do processo complementam as evidências de custódia.
A força probatória depende da integridade do documento, da regularidade do procedimento e do contexto de produção, não apenas do software utilizado.
O arquivo digital pode ser preservado em ambiente definido pela instituição, com políticas de retenção, acesso e preservação compatíveis com seus requisitos.
Evidências para sustentação probatória
O modelo de certificação do Archivia CLOUD organiza evidências técnicas que podem ser apresentadas em auditorias e questionamentos.
As etapas documentadas, os registros operacionais e os mecanismos de integridade ajudam a reconstituir o percurso do documento e a identificar os controles aplicados.
Em uma análise técnica, a instituição dispõe de elementos verificáveis para fundamentar a origem, a integridade e o tratamento documental.
A verificação por terceiros contribui para a defensabilidade documental, sem substituir a avaliação jurídica do caso concreto.
Suporte técnico especializado
Em caso de dúvidas ou questionamentos, a Archivia oferece suporte técnico especializado relacionado ao processo de certificação adotado:
Orientações para verificação de assinaturas digitais e integridade documental;
Esclarecimentos sobre critérios técnicos, etapas operacionais e registros de evidências;
Apoio na identificação de documentos e registros gerados durante a certificação;
Informações metodológicas e documentação técnica pertinentes ao processo.
O suporte técnico da Archivia fortalece a governança documental da organização, oferecendo orientação especializada para a aplicação de boas práticas, controles de conformidade e preservação digital.
Governança e Conformidade
O Archivia CLOUD apoia a governança documental com classificação, rastreabilidade, registros de operações e controles aplicáveis ao ciclo de vida dos documentos.
A integração com os sistemas empresariais pode ocorrer sem transformar o arquivo em dependência permanente de um sistema transacional: os sistemas mudam, mas os documentos precisam permanecer acessíveis e verificáveis.
A preservação digital deve considerar retenção, segurança, acesso, verificações periódicas e destinação, respeitando as obrigações específicas de cada organização.
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